Teamassistenz & Office Manager (m/w/d)

Deine Aufgaben, die dabei helfen, die Logistikbranche nachhaltiger zu machen

Als Teamassistenz & Office Manager (m/w/d) bist Du die zentrale Anlaufstelle und ein unverzichtbarer Support für unser Team am Standort im House of Logistics & Mobility in Frankfurt am Main, direkt am Flughafen. Du bist nicht nur das organisatorische Rückgrat des Büros, sondern unterstützt unser Team aktiv bei sämtlichen administrativen und organisatorischen Aufgaben. Mit Deinem Einsatz und Deiner positiven Ausstrahlung trägst Du maßgeblich zu einem reibungslosen Ablauf und einer guten Arbeitsatmosphäre bei:

• Du begrüßt unsere Gäste herzlich, nimmst Telefonate entgegen und leitest Anfragen professionell weiter, sodass sich jeder bei uns willkommen fühlt.
• Du unterstützt das Team bei der Koordination und Verwaltung von Terminen, bereitest Besprechungen vor und organisierst interne Meetings.
• Du stellst sicher, dass das Büro jederzeit bestens ausgestattet ist, kümmerst Dich um Bestellungen von Büromaterial und organisierst kleinere Einkäufe.
• Du übernimmst die Prüfung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen und sorgst dafür, dass diese den internen Vorgaben entsprechen.
• Du unterstützt bei der Planung und Durchführung von Firmenveranstaltungen und Teamevents, von der Organisation bis zur Betreuung vor Ort.
• Du pflegst unsere Stammdaten, kümmerst Dich um die Dokumentenablage und verwaltest Verträge zuverlässig.
• Du organisierst und verwaltest die Meetingräume, sorgst für die Ausstattung und koordinierst die interne Bewirtung bei Besprechungen und Veranstaltungen.

Das bringst Du mit

• Fundierte Erfahrung als Teamassistenz oder in einer vergleichbaren Rolle, in der Du bereits bewiesen hast, wie gut Du ein Team unterstützen und den Büroalltag organisieren kannst.
• Freude am Umgang mit Menschen und die Fähigkeit, als kommunikative Schnittstelle zwischen Team, Gästen und Dienstleistern zu agieren.
• Organisationstalent, um auch in einem dynamischen Umfeld stets den Überblick zu behalten und schnell auf neue Anforderungen zu reagieren.
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Programmen.
• Zuverlässige, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Flexibilität und Einsatzbereitschaft.
• Hervorragende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse.

Warum wir?

Als Teil unseres Teams trägst Du entscheidend dazu bei, unsere Büroabläufe effizient zu gestalten und eine angenehme Arbeitsumgebung zu schaffen. Wir bieten Dir ein motivierendes Arbeitsumfeld mit vielseitigen Aufgaben und Möglichkeiten zur Weiterentwicklung. Freu Dich auf ein engagiertes Team, das Dich in Deiner Rolle unterstützt, und auf eine attraktive Vergütung in einem wachstumsstarken Unternehmen.